Auch ohne CSRD-Pflicht: Warum dieser Mittelständler auf VSME setzt

Excel-Chaos trotz guter Maßnahmen

Die Situation war paradox: Nachhaltige Maßnahmen existierten überall im Unternehmen – in Entwicklungsprojekten, in der Produktion, durch den Lean-Ansatz als Practice-Partner von Staufen. Aber alles lief in Excel und PowerPoint, ohne Struktur, ohne zentrale Steuerung.

Als die Frage im Raum stand, ob Insta unter das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) fällt, startete die Nachhaltigkeitsbeauftragte Vivien Fielk eine Ist-Analyse. Das Ergebnis bestätigte: Viele gute Maßnahmen waren da, aber es fehlte eine übergreifende Nachhaltigkeitsstrategie.

Geschäftsführung macht Nachhaltigkeit zur Chefsache

Bei Insta kam die Initiative direkt von der Geschäftsführung. Ein entscheidender Erfolgsfaktor: "Nachhaltigkeit lebt davon, dass es top-down transportiert wird. Die Geschäftsführung muss das vorleben", erklärt Vivien Fielk.

Drei konkrete Probleme: Struktur, Überblick, Komplexität

Die Herausforderungen waren klar benennbar:

1. Fehlende Struktur
‍Wo fängt man eigentlich an? Wie strukturiert man das Ganze? Die Maßnahmen waren da, aber Berichterstattung, KPIs und Zuständigkeiten blieben unklar.

2. Anforderungen überblicken
‍Welche Anfragen kommen vom Kunden, was ist vom Gesetz vorgegeben, wo steht die EU gerade? Da die Anknüpfpunkte zu finden und sich als Unternehmen selbst zu positionieren, ist sehr schwer.

3. CSRD-Komplexität
‍Als die CSRD kam, standen 1.200 Datenpunkte im Raum. Die Wirtschaftsprüfer empfahlen dringend externe Unterstützung. Excel würde nicht mehr reichen.

CSRD-frei durch Omnibus war der Startschuss für VSME

Dann kam die EU-Omnibus-Verordnung und nahm Insta aus der CSRD-Berichtspflicht heraus. Die Frage stand im Raum: Weitermachen oder stoppen? Die Antwort von Insta war eindeutig: Weitermachen – aber mit dem freiwilligen VSME-Standard. "Auch wenn wir durch die Omnibus-Verordnung wahrscheinlich nicht mehr unter die CSRD fallen, bleibt Nachhaltigkeit ein strategisches Ziel – verankert auf Geschäftsführungsebene, getragen durch unsere Unternehmenswerte und Kundenanforderungen.” Die externen Treiber bleiben schließlich bestehen: Kundenanfragen zu Nachhaltigkeitsdaten, das EcoVadis-Rating und Zertifizierungsanforderungen.

Software-Vergleich: Drei Gründe für Planted

Insta verglich mehrere Anbieter am Markt. Die Entscheidung für Planted fiel letztlich aus drei Gründen:

1. Befähigung mit Expertise
Der Anspruch war klar: "Wir wollten die Software selber nutzen können und nicht abhängig sein von Workshops, nur damit der Anbieter Geld verdient." Gleichzeitig brauchte Insta erste Orientierung und Fachwissen zur EU-Regulatorik. 

2. Einfachheit für alle
Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse bindet verschiedene Personen aus dem Unternehmen ein, die teilweise noch nichts mit Nachhaltigkeitsreporting zu tun hatten. Die Software muss also intuitiv sein. Ein IT-Kollege ohne Nachhaltigkeitshintergrund saß bei einem der Kennenlerngespräche mit dabei: "Er hat in diesem Gespräch verstanden, wie das Ganze funktioniert, ohne Hintergrundwissen."

3. Prozess über mehrere Wochen
Entscheidend war der strukturierte Ansatz: "Wie man die doppelte Wesentlichkeitsanalyse über mehrere Wochen hinweg gemeinsam gestaltet und befähigt wird zu dem Thema. Das war ausschlaggebend."

In 5 Phasen von der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse (DWA) über die CO₂-Bilanz hin zum VSME-Standard

Die Zusammenarbeit entwickelte sich über mehrere Phasen:

Phase 1: Doppelte Wesentlichkeitsanalyse

Drei strukturierte Workshops über mehrere Wochen. Gemeinsam erarbeitete das Team relevante Geschäftsaktivitäten und Stakeholder, nutzte das KI-Feature zur Identifikation von Auswirkungen, Risiken und Chancen (sogenannte IROs) und bewertete die wesentlichen Themen.

Phase 2: CO₂-Bilanzierung

Parallel zur DWA startete die Erfassung der CO₂-Emissionen für Scope 1 und 2. Nach einem gezielten Onboarding konnte das Nachhaltigkeitsteam die Bilanz eigenständig in der Software erstellen – nach TÜV-geprüfter Methodik. Regelmäßige Jour Fixes sorgten für kontinuierliche Optimierung.

Phase 3: Vom CSRD-Ansatz zum VSME

Als Omnibus kam, stand die strategische Frage: Weitermachen oder aufhören? Insta entschied sich bewusst für den freiwilligen VSME-Standard. Der frühe Einstieg in die CSRD-Struktur zahlte sich aus: Die CO₂-Bilanz bildete eine wichtige Grundlage für VSME, die doppelte Wesentlichkeitsanalyse diente als Fundament für die Risikoanalyse.

Phase 4: Strategieentwicklung

Im Frühjahr folgte ein Strategie-Workshop auf Basis der DWA-Ergebnisse. Das Ziel: Mission, Vision und Oberziele definieren. "Mit Planted entwickeln wir uns ständig weiter. Wir lernen immer wieder Neues dazu und können Nachhaltigkeit strategisch und wirksam angehen”, erklärt Vivien Fielk.

Phase 5: Von der Planung zur Aktion

Insta geht über die reine Berichterstattung hinaus. Die CO₂-Emissionen von Scope 1 und 2 – insgesamt 265 Tonnen – werden über ein zertifiziertes Wasserkraftprojekt in Vietnam kompensiert. Zusätzlich schützt das Unternehmen 265 Hektar Wald im Sauerland, die vollständig aus wirtschaftlicher Nutzung genommen wurden. Aktuell in Planung: Eine Baumpflanzaktion mit Planted.

Über die Pflicht hinaus: Insta schützt Klima und Biodiversität

Insta engagiert sich nicht nur in der Berichterstattung, sondern ist auch aktiv für den Umweltschutz. Die aktuell nicht vermeidbaren Emissionen von 265 Tonnen CO₂-Emissionen (nach Berechnung der Bilanz in Scope 1 und 2) werden über ein zertifiziertes Wasserkraftprojekt in Vietnam kompensiert. Zusätzlich schützt das Unternehmen 265 Hektar Wald im Sauerland – eine Fläche, die vollständig aus der wirtschaftlichen Nutzung genommen wurde und sich nun natürlich regenerieren kann.

Zeit gespart, Struktur gewonnen, zukunftssicher aufgestellt

Die konkreten Benefits lassen sich klar benennen: "Eingesparte Zeit, mehr Struktur, ordentliche Compliance, saubere CO₂-Bilanzen, ein Tool, das jeder handeln kann. Besonders die Zukunftssicherheit ist ein wichtiger Punkt: "Egal, wie sich die regulatorische Nachhaltigkeitslandschaft verändern wird, mit Planted sind wir gut aufgestellt mit einem intuitiven Tool und Experten an der Seite.” Auch die Datenqualität überzeugt: "Die Datenaufbereitung ist sehr, sehr gut. Deswegen können wir für alles Mögliche nutzen, sei es für Kundenanfragen, EcoVadis oder zukünftige Berichtspflichten.”

Support in Minuten statt Tagen

Was den Unterschied zu anderen Anbietern ausmacht, wird im Alltag spürbar: "Man kann flexibel einen Termin ausmachen. Bei Fragen melde ich mich einfach bei meinem Ansprechpartner und bekomme asap eine ausführliche Erklärung zurück."

Von Excel zu Planted, von EcoVadis Bronze zu Silber

Für 2025 stehen weitere Meilensteine auf der Agenda: Insta möchte das EcoVadis-Rating von Bronze auf Silber verbessern und nutzt dafür die in Planted aufbereiteten Daten. Die Baumpflanzaktion mit Planted wird umgesetzt. Und strategisch plant Vivien Vivien Vivien Vivien Fielk, weitere Nachhaltigkeitsmaßnahmen in die Software zu spielen.

Ohne CSRD-Pflicht professionell aufstellen – so geht's

Insta zeigt, dass sich professionelles Nachhaltigkeitsmanagement auch ohne CSRD-Pflicht lohnt. Die Gründe: Kundenanforderungen steigen weiter, Regulatorik entwickelt sich kontinuierlich, und langfristige Wettbewerbsfähigkeit erfordert Nachhaltigkeit. Entscheidend ist das Top-Down-Commitment der Geschäftsführung.